An dem Inventarisierungsprojekt des Wissenschaftlichen Beirates sind zahlreiche Personen beteiligt. In der Entwicklungsgruppe der Datenbank engagierten sich:
Dr. Busso von der Dollen (Historiker), Dr. Jens Friedhoff (Historiker), Dr. Reinhard Friedrich (Mittelalterarchäologe), Dr. Hans-Wilhelm Heine (Mittelalterarchäologe), Mag. Thomas Kühtreiber (Mittelalterarchäologe/Bauhistoriker), Dr. Michael Losse (Bauhistoriker) sowie Dieter-Robert Pietschmann (EDV-Fachmann).
Ferner beteiligten sich aus dem Vorstand des Wissenschaftlichen Beirates Prof. Dr. Barbara Schock-Werner (Vorsitzende bis Februar 2004), Prof. Dr. Horst Wolfgang Böhme (stellvertretender Vorsitzender bis Februar 2004) sowie Dr. Joachim Zeune (Vorsitzender ab März 2004) intensiv an der Gesamtorganisation sowie den Besprechungen und Korrekturen.

Die EBI-interne Datenbankversion wurde - nach den Vorgaben des Entwicklungsteams - von Dieter-Robert Pietschmann entwickelt und von Sabine Wagner verfeinert. Die laufende Datenbankpflege und Bilderbearbeitung wird ebenfalls von Sabine Wagner vorgenommen.

An der eigentlichen Datenerfassung sind zahlreiche Personen aus dem Kreis der DBV beteiligt. Die jeweiligen Freitexte (Besitz- und Baugeschichte, Baubeschreibung) sind von den Verfassern gemäß der folgenden Abkürzungsliste mit Wohn-/Dienstort namentlich gekennzeichnet. Die eingehenden Datensätze werden von Dr. Jens Friedhoff verifiziert.